Trong hoạt động Elicitation (Khơi gợi yêu cầu) – một trong những kỹ năng cốt lõi của Business Analyst – việc lên kế hoạch logistics không chỉ đơn thuần là đặt lịch họp hay đặt phòng họp. Đây là một bước chuẩn bị chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin thu được cũng như mức độ hợp tác từ các bên liên quan.
Dưới đây là những yếu tố logistics quan trọng cần được lên kế hoạch:
1. Mục tiêu của hoạt động (Activity's Goals)
-
Việc xác định rõ mục tiêu giúp định hướng nội dung, tránh lan man và giúp đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc phiên khơi gợi.
-
Ví dụ: Buổi workshop này nhằm xác định các chức năng cốt lõi cho MVP của hệ thống CRM.
2. Người tham gia và vai trò của họ (Participants and Roles)
-
Xác định ai là người ra quyết định, ai là người cung cấp thông tin chuyên môn (SME), ai là người hỗ trợ kỹ thuật…
-
Điều này giúp BA điều phối hiệu quả, tránh tình trạng người tham gia không rõ vai trò, dẫn đến thụ động hoặc lấn át người khác.
3. Nguồn lực đã được lên lịch (Scheduled Resources)
-
Bao gồm: nhân sự, phòng họp, công cụ hỗ trợ (Zoom, Miro, máy chiếu, bảng viết…)
-
Một phiên elicitation online qua Zoom sẽ có cách chuẩn bị khác với một buổi workshop trực tiếp.
4. Địa điểm (Locations)
-
Có thể là onsite (phòng họp) hoặc online (qua các nền tảng họp trực tuyến).
-
Cần đảm bảo không gian yên tĩnh, đủ phương tiện hỗ trợ và phù hợp với đặc thù hoạt động (ví dụ: brainstorming cần không gian linh hoạt, sáng tạo).
5. Kênh giao tiếp (Communication Channels)
-
Email để gửi tài liệu trước/sau buổi họp, Slack/Zalo để tương tác nhanh, Miro để cộng tác trực quan trong thời gian thực…
-
Việc chọn đúng kênh giúp duy trì tương tác hiệu quả và liên tục.
6. Kỹ thuật sử dụng (Techniques)
-
Mỗi mục tiêu cần áp dụng kỹ thuật phù hợp như: Brainstorming, Workshop, Focus Group, Observation, Document Analysis...
-
Lựa chọn kỹ thuật quyết định cách thu thập thông tin và trải nghiệm của stakeholder.
7. Ngôn ngữ sử dụng (Languages – oral and written)
-
Đảm bảo tài liệu, cách diễn đạt phù hợp với ngôn ngữ của người dùng, tránh kỹ thuật hóa quá mức nếu đối tượng là người không chuyên môn.
-
Với dự án đa quốc gia, cần chuẩn bị bản dịch, người phiên dịch nếu cần.
8. Lập agenda (nếu có nhiều bên liên quan)
-
Một lịch trình rõ ràng giúp mọi người biết thời lượng và nội dung từng phần, tăng sự tập trung và quản lý thời gian hiệu quả.
-
Ví dụ:
-
09:00–09:15: Giới thiệu mục tiêu buổi họp
-
09:15–10:00: Brainstorm yêu cầu chức năng
-
10:00–10:15: Nghỉ giải lao
-
10:15–11:00: Ưu tiên hóa yêu cầu và tổng kết
-
Tóm lại “Set up logistics” không chỉ là một công việc hậu cần – đó là nghệ thuật thiết kế trải nghiệm cho các bên liên quan. Một Business Analyst chuyên nghiệp cần thực hiện bước này một cách tỉ mỉ và chiến lược để đảm bảo hoạt động elicitation diễn ra trôi chảy, hiệu quả và mang lại giá trị tối ưu cho dự án.