Trong quá trình phân tích nghiệp vụ, đôi khi Process Model thôi là chưa đủ. Chúng ta cần một công cụ giúp “zoom in” vào từng thực thể (entity) và nhìn xuyên suốt vòng đời của nó trong hệ thống. Đó chính là lúc State Modelling phát huy sức mạnh!
State Modelling là gì?
State Modelling mô tả các trạng thái có thể có của một thực thể, cách nó chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, cùng các điều kiện, sự kiện, và hành động liên quan.
Khác với Process Model (mô tả dòng công việc), State Model tập trung vào diễn biến của MỘT thực thể duy nhất, cho bạn cái nhìn xuyên suốt và chi tiết về “cuộc đời” của nó.
3 yếu tố cốt lõi trong State Modelling:
1️⃣ State – Là trạng thái cụ thể của thực thể tại một thời điểm. Mỗi state có thể có hoạt động, ràng buộc, và điều kiện riêng.
2️⃣ State Transition – Chuyển đổi giữa các trạng thái, có thể xảy ra do:
-
Một sự kiện (event) được kích hoạt
-
Một điều kiện nghiệp vụ được thoả mãn
-
Hoặc đơn giản là thời gian trôi qua
3️⃣ State Diagram – Biểu đồ mô tả trực quan vòng đời của thực thể, từ khi sinh ra đến khi kết thúc. Các state được vẽ bằng hình chữ nhật bo góc, các mũi tên thể hiện đường chuyển tiếp, có thể kèm theo điều kiện và hành động.
Khi nào nên dùng State Model?
✅ Khi thực thể có nhiều hành vi phức tạp, liên quan đến nhiều quy tắc nghiệp vụ
✅ Khi bạn cần kiểm soát vòng đời (life cycle) và chuyển đổi trạng thái của đối tượng
✅ Khi bạn muốn phát hiện sớm tình huống bất thường như: vòng lặp trạng thái, nhảy cóc trạng thái, hay không bao giờ kết thúc
Ví dụ: Thực thể: Ứng viên tuyển dụng
Mô tả nghiệp vụ: Trong quá trình tuyển dụng, một ứng viên có thể trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Hành vi của ứng viên và các trạng thái của họ được xác định dựa trên các hành động từ hệ thống, từ phía nhà tuyển dụng, hoặc từ chính ứng viên.
| Trạng thái | Mô tả | Transition State(Sự kiện) | Từ trạng thái nào |
| Mới đăng ký (New) | Ứng viên vừa nộp hồ sơ trên hệ thống | Ứng viên nộp hồ sơ | Initial state |
| Đang sàng lọc (Screening) | Bộ phận tuyển dụng đang đánh giá hồ sơ | HR bắt đầu đánh giá hồ sơ | New |
| Mời phỏng vấn (Interviewing) | Ứng viên được mời phỏng vấn | Hồ sơ đạt yêu cầu, gửi thư mời | Screening |
| Chờ phản hồi (Waiting Feedback) | Đang chờ kết quả từ người phỏng vấn | Ứng viên đã phỏng vấn, chờ phản hồi | Interviewing |
| Được nhận (Accepted) | Ứng viên được tuyển và đồng ý gia nhập | Kết quả phỏng vấn đạt yêu cầu và ứng viên nhận offer | Waiting Feedback |
| Từ chối (Rejected) | Ứng viên bị loại | Kết quả không đạt hoặc không phù hợp | Có thể từ Screening, Interviewing hoặc Waiting Feedback |
| Rút lui (Withdrawn) | Ứng viên chủ động rút hồ sơ | Ứng viên không phản hồi, tự hủy, hoặc từ chối tiếp tục | Có thể từ bất kỳ trạng thái nào trước Accepted |
Lời khuyên từ Mentors:
State Modelling không chỉ dành cho hệ thống kỹ thuật – hãy thử dùng nó trong phân tích nghiệp vụ, quy trình phê duyệt, quản lý hợp đồng, đơn hàng, nhân sự,… bạn sẽ bất ngờ với những insight thu được!