Case study: Bài toán xếp lớp cho học sinh mới nhập học
Một trường phổ thông có hơn 500 học sinh nhập học mới mỗi năm. Quy trình xếp lớp trước đây hoàn toàn thủ công: giáo viên nhập danh sách vào Excel, phân chia học sinh theo giới tính và điểm số, rồi từng bước sắp xếp. Quy trình này tốn 2–3 tuần và dễ xảy ra nhầm lẫn.
Ban giám hiệu yêu cầu BA phân tích và đề xuất giải pháp để rút ngắn thời gian.
Nếu chỉ tư duy theo lối mòn, BA có thể đưa ra giải pháp đơn giản: “Xây dựng thêm form nhập liệu trực tuyến để tiết kiệm công đoạn gõ Excel”. Nhưng vấn đề cốt lõi là cách xếp lớp thủ công vẫn giữ nguyên – tức là không thật sự giải quyết triệt để.
Ứng dụng Creative Thinking
Thay vì chấp nhận giải pháp cũ, BA áp dụng tư duy sáng tạo:
-
Đặt câu hỏi: “Tại sao phải xếp thủ công? Có cách nào tự động phân lớp dựa trên tiêu chí đầu vào không?”
-
Liên kết ý tưởng: lấy cảm hứng từ cách ngân hàng tự động phân loại khách hàng theo tiêu chí, BA đề xuất xây dựng thuật toán phân lớp tự động dựa trên giới tính, điểm đầu vào, và nguyện vọng môn học.
-
Đưa ra giải pháp: hệ thống cho phép import danh sách học sinh, chạy thuật toán để phân lớp tự động chỉ trong 30 phút, giáo viên chỉ việc rà soát kết quả.
Kết quả là thời gian giảm từ 3 tuần xuống 1 ngày, giáo viên tiết kiệm khối lượng công việc khổng lồ, còn học sinh được ổn định lớp nhanh hơn.
Creative Thinking là gì?
Creative Thinking không chỉ đơn giản là “nghĩ ra ý tưởng mới”, mà là khả năng:
-
Tạo ra những khái niệm mới, liên kết mới giữa các ý tưởng đã có.
-
Kết hợp, thay đổi hoặc tái sử dụng các giải pháp sẵn có để giải quyết vấn đề.
-
Dám đặt câu hỏi, thách thức giả định và vượt ra khỏi khuôn khổ truyền thống.
Trong case study trên, BA không phát minh ra một hệ thống hoàn toàn mới, mà tái sử dụng nguyên tắc phân loại từ lĩnh vực ngân hàng để áp dụng vào giáo dục – đây chính là bản chất của tư duy sáng tạo.
Vì sao BA cần kỹ năng Creative Thinking?
-
Tạo nhiều lựa chọn giải pháp: Giúp nhóm dự án có thêm “kho ý tưởng” trước khi chọn phương án khả thi nhất.
-
Thúc đẩy đổi mới: Giúp tổ chức thoát khỏi tư duy cũ, tìm ra cơ hội cải tiến quy trình hoặc sản phẩm.
-
Tăng giá trị vai trò BA: Khi BA không chỉ thu thập yêu cầu mà còn chủ động đưa ra góc nhìn sáng tạo, họ trở thành người đồng hành chiến lược cùng stakeholder.
Cách rèn luyện Creative Thinking cho BA
-
Luôn đặt câu hỏi “Why – What if – How else”: Đừng chỉ chấp nhận yêu cầu, hãy thử đào sâu: “Tại sao cần tính năng này?”, “Nếu làm cách khác thì sao?”, “Có giải pháp nào đơn giản hơn không?”
-
Brainstorming cùng nhóm: Tạo môi trường cởi mở, nơi mọi ý tưởng đều được chào đón, không phán xét.
-
Kết hợp kỹ thuật phân tích: Mind mapping, SCAMPER (Substitute, Combine, Adapt, Modify…), hoặc “Six Thinking Hats” để mở rộng góc nhìn.
-
Quan sát đa ngành: Một BA giỏi tư duy sáng tạo thường lấy cảm hứng từ nhiều lĩnh vực khác nhau rồi áp dụng vào bài toán hiện tại.
Cuối cùng với vai trò mentor BA mình muốn nhắn nhủ
Creative Thinking không phải là “năng khiếu bẩm sinh” mà là một kỹ năng có thể rèn luyện hàng ngày. Người BA càng linh hoạt trong tư duy, càng dễ dàng giúp tổ chức tìm ra giải pháp tối ưu. Hãy bắt đầu từ những hành động nhỏ: đặt thêm một câu hỏi, thử một cách tiếp cận khác, hoặc khuyến khích đồng đội cùng sáng tạo.
Nhớ rằng: Một ý tưởng sáng tạo hôm nay có thể trở thành bước đột phá cho doanh nghiệp ngày mai.