Khi bước vào bất kỳ hoạt động khơi gợi yêu cầu (elicitation activity) nào, chắc các bạn Business Analyst luôn tự hỏi:
“Liệu kỹ thuật mình chuẩn bị sử dụng có thật sự hiệu quả với bối cảnh hiện tại không?”
Trong thực tế triển khai các dự án từ chính phủ đến khối doanh nghiệp tư nhân, tôi nhận ra rằng: Không có một kỹ thuật khơi gợi yêu cầu nào là hoàn hảo cho mọi tình huống. Thành công của hoạt động khơi gợi phụ thuộc vào cách chúng ta lựa chọn – và kết hợp – các kỹ thuật một cách linh hoạt, khéo léo.
Lý do cần lựa chọn kỹ thuật phù hợp
Nhiều bạn mới vào nghề thường nghĩ rằng cứ làm workshop, hay phỏng vấn là đủ. Nhưng mình xin chia sẻ thật:
Chọn sai kỹ thuật có thể khiến cả buổi khơi gợi trở thành “cuộc trò chuyện vô định”, mất thời gian và không thu được kết quả.
Vì sao? Vì mỗi bối cảnh có:
-
Nguồn lực hạn chế: thời gian, ngân sách, số lượng người tham gia
-
Tính chất khác nhau của stakeholder: nội bộ hay bên ngoài, kỹ thuật hay phi kỹ thuật, co-located hay phân tán
-
Mục tiêu khác nhau: thu thập yêu cầu mới, làm rõ quy trình hiện tại, hay khám phá insight chưa được nói ra
Nguyên tắc lựa chọn kỹ thuật
Khi chọn kỹ thuật, tôi luôn dựa trên 3 tiêu chí chính:
1. Kỹ thuật thường dùng trong các dự án tương tự
Kinh nghiệm từ các dự án trước là tài sản quý. Nếu đã làm một hệ thống quản lý quy trình nội bộ, tôi biết Observation + Document Analysis là cặp đôi hữu hiệu.
2. Kỹ thuật phù hợp với bối cảnh cụ thể
Ví dụ:
-
Stakeholder phân tán → Ưu tiên Survey, Remote Workshop
-
Quy trình phức tạp → Cần Process Modeling, Prototyping
-
Khơi gợi ý tưởng mới → Sử dụng Brainstorming hoặc Focus Group
3. Xem xét công việc cần chuẩn bị, thực hiện và kết thúc
Một số kỹ thuật như Workshop yêu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng: agenda, template, người điều phối… Ngược lại, Observation tuy ít chuẩn bị hơn nhưng cần thời gian quan sát dài hơn.
Điều chỉnh khi tình hình thay đổi
Một điều thú vị (và cũng là thách thức) của nghề BA là: mọi thứ có thể thay đổi giữa chừng.
Tôi từng có buổi workshop bị hủy vào phút chót vì stakeholder bận. Ngay lập tức, tôi chuyển hướng sang Survey + Follow-up Interview và vẫn thu được yêu cầu cốt lõi.
Điều đó chỉ ra rằng:
Hiểu rõ các kỹ thuật và linh hoạt áp dụng chính là vũ khí mạnh nhất của Business Analyst