Kỹ thuật Focus Group và ứng dụng trong phân tích nghiệp vụ

Trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ, việc thu thập và hiểu rõ nhu cầu từ các bên liên quan là bước vô cùng quan trọng. Bên cạnh các phương pháp truyền thống như phỏng vấn, khảo sát hay quan sát, thì Focus Group (thảo luận nhóm tập trung) là một kỹ thuật hiệu quả để khai thác nhu cầu sâu sắc, ẩn ý và định hướng chiến lược từ người dùng hoặc khách hàng.
Vậy Focus Group là gì? Áp dụng như thế nào trong công việc của một Business Analyst? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.

Focus Group là gì?
Focus Group là một buổi thảo luận có định hướng giữa một nhóm nhỏ các cá nhân (thường từ 6–12 người), được dẫn dắt bởi một người điều phối (moderator) nhằm khám phá ý kiến, nhu cầu, cảm nhận và kỳ vọng của họ về một sản phẩm, dịch vụ hoặc vấn đề kinh doanh cụ thể.
Trong bối cảnh phân tích nghiệp vụ, focus group giúp thu thập thông tin đa chiều từ các bên liên quan một cách nhanh chóng và linh hoạt.
Thành phần chính của một buổi Focus Group

• Người điều phối (Moderator): Là Business Analyst hoặc người trung lập, chịu trách nhiệm dẫn dắt, đặt câu hỏi và duy trì cuộc thảo luận đi đúng hướng.
• Người tham gia: Là đại diện của các bên liên quan (người dùng, khách hàng, nhân viên nội bộ...) có trải nghiệm hoặc quan tâm đến chủ đề được thảo luận.
• Người ghi chép hoặc hỗ trợ kỹ thuật: Ghi lại nội dung, quan sát thái độ, hoặc hỗ trợ công cụ (nếu cần thiết).

Khi nào nên sử dụng Focus Group trong BA?

• Khi cần hiểu nhu cầu người dùng hoặc phản hồi về một sản phẩm/dịch vụ.
• Khi muốn khám phá nhiều quan điểm trong thời gian ngắn.
• Khi tổ chức cần đưa ra quyết định dựa trên cảm nhận thực tế từ người sử dụng.

Khi cần xác thực hoặc khám phá các yêu cầu ẩn (unstated needs).
Quy trình tổ chức một buổi Focus Group hiệu quả

1. Xác định mục tiêu rõ ràng: Bạn muốn tìm hiểu điều gì? Cần giải quyết vấn đề nào?
2. Lựa chọn người tham gia phù hợp: Đảm bảo nhóm đại diện đúng người dùng hoặc bên liên quan mục tiêu.
3. Soạn kịch bản câu hỏi: Chuẩn bị trước các câu hỏi mở, trung lập, kích thích suy nghĩ.
4. Điều phối thảo luận: Tạo môi trường thân thiện, khuyến khích mọi người chia sẻ.
5. Ghi chép và phân tích kết quả: Tìm ra các mẫu thông tin lặp lại, nhu cầu nổi bật hoặc khác biệt quan trọng

 Một số lưu ý khi sử dụng Focus Group
✅ Nên làm:

• Giữ cho cuộc thảo luận có cấu trúc
• Khuyến khích tất cả cùng tham gia
• Ghi lại biểu cảm, thái độ, không chỉ lời nói
• Kết hợp focus group với các kỹ thuật khác

⚠️ Tránh làm:

• Tránh để một vài người chi phối thảo luận
• Không áp đặt quan điểm của người điều phối
• Không để buổi họp kéo dài quá lâu
• Không nên sử dụng nếu chủ đề quá nhạy cảm

 Ứng dụng thực tế trong phân tích nghiệp vụ
Giả sử bạn là BA đang tham gia dự án thiết kế hệ thống quản lý đào tạo cho một trường đại học. Thay vì chỉ phỏng vấn từng bên riêng lẻ, bạn tổ chức một buổi focus group gồm:

• Đại diện phòng đào tạo
• Giảng viên
• Sinh viên
• Nhân viên kỹ thuật

Thông qua cuộc thảo luận, bạn phát hiện ra nhiều nhu cầu chưa từng được đề cập: sinh viên muốn theo dõi tiến độ khóa học trên di động, giảng viên cần xuất báo cáo linh hoạt, phòng đào tạo muốn tích hợp với hệ thống điểm danh...
Đây là những yêu cầu tiềm ẩn, khó phát hiện nếu chỉ dùng phỏng vấn 1-1. Và chính focus group đã mở ra góc nhìn toàn diện hơn.
 Kết luận
Focus Group không chỉ là một công cụ thu thập yêu cầu, mà còn là một phương pháp khơi gợi tư duy và kết nối giữa các bên liên quan. Khi được thiết kế và điều phối hiệu quả, focus group có thể tiết kiệm thời gian, tạo ra sự đồng thuận, và giúp BA thu thập được những thông tin có chiều sâu, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
Bạn đã từng sử dụng Focus Group trong dự án chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm hoặc thách thức của bạn nhé!
Nếu bạn quan tâm đến các kỹ thuật khác như Use Case, SWOT, hoặc Process Modeling, đừng quên theo dõi blog để cập nhật bài viết tiếp theo!