Vì sao kỹ năng đặt câu hỏi lại quan trọng trong BA?
Khi thực hiện phân tích nghiệp vụ, kỹ năng đặt câu hỏi giúp bạn:✅ Làm rõ yêu cầu và phạm vi dự án
✅ Khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
✅ Xác minh tính đúng đắn của thông tin nhận được
✅ Tạo niềm tin và sự cộng tác từ stakeholder
✅ Phát hiện các nhu cầu chưa được diễn đạt
Các loại câu hỏi thường dùng trong BA
| Loại câu hỏi | Mục đích | Ví dụ |
| Mở (Open-ended) | Khuyến khích chia sẻ rộng | “Anh/chị có thể mô tả quy trình hiện tại không?” |
| Đóng (Close-ended) | Xác minh thông tin cụ thể | “Báo cáo này có được gửi hàng tuần không?” |
| Làm rõ (Clarification) | Làm rõ thông tin mơ hồ | “Khi anh nói hệ thống chậm, cụ thể là ở bước nào?” |
| Suy đoán (Hypothetical) | Kiểm tra phản ứng giả định | “Nếu bỏ tính năng này, công việc có bị ảnh hưởng không?” |
| Tại sao (Why) | Tìm nguyên nhân gốc (dùng thận trọng) | “Tại sao quy trình này cần thêm phê duyệt?” |
Kỹ thuật hỗ trợ đặt câu hỏi hiệu quả
• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Tìm hiểu tài liệu, quy trình, vai trò người phỏng vấn.• Lắng nghe tích cực: Giao tiếp bằng cả mắt, tai và phản hồi.
• Ghi chú và xác nhận lại: Diễn giải lại thông tin để đảm bảo hiểu đúng.
• Không ngắt lời: Đôi khi điều quan trọng nhất nằm ở câu nói tiếp theo.
• Dùng kỹ thuật “5 Why”: Đào sâu đến gốc rễ vấn đề.
Bộ câu hỏi mẫu theo từng tình huống thu thập yêu cầu
1. Phỏng vấn cá nhân (One-on-One Interview)
-
Anh/chị có thể mô tả quy trình hiện tại đang thực hiện không?
-
Điều gì làm anh/chị cảm thấy mất thời gian hoặc khó chịu trong hệ thống?
-
Tính năng nào là bắt buộc để anh/chị hoàn thành công việc?
-
Nếu có thể thay đổi một điều, anh/chị sẽ thay đổi điều gì?
2. Workshop với nhiều bên liên quan
-
Mỗi bộ phận hiện đang thực hiện vai trò gì trong quy trình này?
-
Những khó khăn chung mà nhóm đang đối mặt là gì?
-
Yêu cầu nào là cấp thiết nhất từ góc nhìn của từng bộ phận?
-
Có mâu thuẫn nào giữa các yêu cầu không? Nếu có, đâu là giải pháp trung lập?
3. Focus Group (thảo luận nhóm người dùng)
-
Mọi người thường sử dụng hệ thống để làm gì?
-
Tính năng nào gây khó khăn nhất?
-
Có thao tác nào phải làm đi làm lại nhiều lần không?
-
Tính năng nào mọi người muốn có thêm?
4. Quan sát thực tế (Observation)
- Em thấy anh/chị tạm dừng ở bước này – có khó khăn gì không?
- Vì sao anh/chị lại thực hiện thêm bước ghi tay thay vì dùng hệ thống?
- Nếu được tự động hóa bước này, anh/chị có cảm thấy tiện lợi không?
5. Khảo sát bảng hỏi (Survey)
- Anh/chị đánh giá mức độ hài lòng với hệ thống hiện tại (1–5)?
- Tính năng nào anh/chị thường sử dụng nhất?
- Những vấn đề nào khiến anh/chị bị chậm deadline?
- Nếu có thể thêm tính năng, anh/chị mong muốn điều gì?
Bạn đang thực hiện một dự án cải tiến hệ thống quản lý công việc tại một công ty bảo hiểm. Trong buổi phỏng vấn trưởng bộ phận thẩm định hồ sơ, họ chỉ chia sẻ rằng: “Hệ thống hiện tại không thân thiện.”
Nếu bạn chỉ ghi nhận như vậy, thì thông tin này quá chung chung và không thể chuyển hóa thành yêu cầu cụ thể. Đây là lúc kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả phát huy tác dụng.
Bạn tiếp tục đặt những câu hỏi làm rõ như:
-
“Anh/chị có thể mô tả một thao tác cụ thể mà anh/chị thấy khó dùng?”
-
“Công việc này anh/chị thực hiện bao nhiêu lần mỗi ngày?”
-
“Nếu được thiết kế lại, anh/chị mong muốn thao tác này sẽ thay đổi thế nào?”
Kết quả: bạn phát hiện ra rằng việc nhập dữ liệu đang cần tới 6 bước, trong khi thực tế chỉ cần 2 bước là đủ. Đây là một insight rất quan trọng cho đội UX/UI, giúp họ đề xuất giải pháp phù hợp hơn.
=> Đặt câu hỏi hiệu quả chính là "vũ khí mềm" của một Business Analyst. Việc đặt câu đúng giúp bạn nhìn ra được nhu cầu ẩn, xóa bỏ giả định sai và xây dựng giải pháp có giá trị thực tiễn.
Nếu bạn đang học CCBA/CBAP hoặc làm nghề BA thực chiến, hãy rèn luyện kỹ năng này như một thói quen chuyên nghiệp.
Để lại email hoặc inbox fanpage @ccbamentorvietnam để nhận tài liệu miễn phí!