Trong vai trò của một Business Analyst (BA), việc đề xuất các phương án thiết kế không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp mà còn mở ra những cơ hội cải tiến để nâng cao hiệu suất hoạt động. Khi phân tích các phương án, BA có thể so sánh và xác định những cách tối ưu hóa quy trình, cải thiện việc truy cập thông tin và nhận diện các khả năng mới.
1. Increase Efficiencies - Tăng Hiệu Suất Hoạt Động
Một trong những cơ hội cải tiến quan trọng nhất là tự động hóa hoặc đơn giản hóa công việc mà con người thực hiện. Điều này có thể đạt được thông qua việc:
-
Tái cấu trúc quy trình: Loại bỏ các bước thừa trong quy trình nghiệp vụ.
-
Chia sẻ quy trình: Tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn bằng cách phân bổ lại công việc.
-
Thay đổi trách nhiệm: Giao nhiệm vụ phù hợp hơn với kỹ năng của từng cá nhân hoặc bộ phận.
-
Thuê ngoài (outsourcing): Sử dụng nguồn lực bên ngoài cho các công việc không cốt lõi.
Ví dụ 1: Một công ty bảo hiểm đang xử lý yêu cầu bồi thường thủ công, dẫn đến thời gian xử lý lâu và sai sót trong việc xác minh hồ sơ. BA đề xuất sử dụng một hệ thống tự động để kiểm tra và xác thực thông tin khách hàng, từ đó giảm 50% thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
Ví dụ 2: Một nhà máy sản xuất có nhiều công đoạn kiểm tra chất lượng sản phẩm bằng tay, tốn nhiều nhân lực và dễ xảy ra lỗi. BA đề xuất áp dụng hệ thống kiểm tra tự động bằng AI, giúp giảm số lỗi xuống 30% và tiết kiệm chi phí nhân sự.
2. Improve Access to Information - Cải Thiện Khả Năng Truy Cập Thông Tin
Việc cung cấp nhiều thông tin hơn cho nhân viên giúp họ đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, giảm sự phụ thuộc vào chuyên gia hoặc bộ phận trung gian.
-
Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Giúp nhân viên có cái nhìn toàn diện hơn.
-
Công cụ hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng dashboard hoặc hệ thống báo cáo trực quan.
-
Cung cấp quyền truy cập linh hoạt: Cho phép nhân viên có thể truy xuất thông tin mọi lúc, mọi nơi.
Ví dụ 1: Một ngân hàng gặp khó khăn khi nhân viên chăm sóc khách hàng không có đủ thông tin để tư vấn khách hàng về các sản phẩm tài chính phù hợp. BA đề xuất triển khai một hệ thống CRM giúp tập hợp thông tin khách hàng từ nhiều nguồn, giúp nhân viên tư vấn chính xác hơn và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Ví dụ 2: Một chuỗi cửa hàng bán lẻ gặp vấn đề khi nhân viên kho không biết sản phẩm nào đang bán chạy để dự trữ hợp lý. BA đề xuất tích hợp hệ thống phân tích dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, giúp nhân viên kho tối ưu hóa việc nhập hàng.
3. Identify Additional Capabilities - Nhận Diện Các Khả Năng Bổ Sung
Trong quá trình phân tích giải pháp, BA có thể xác định các khả năng tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tận dụng trong tương lai. Những khả năng này có thể chưa cần thiết ngay lập tức nhưng sẽ mang lại giá trị trong dài hạn.
-
Tính năng mở rộng trong phần mềm: Một số chức năng có thể chưa cần ngay nhưng sẽ hữu ích khi doanh nghiệp phát triển.
-
Tận dụng công nghệ mới: Xây dựng hệ thống linh hoạt để dễ dàng tích hợp AI, Machine Learning trong tương lai.
-
Chuẩn bị cho mở rộng quy mô: Xây dựng hệ thống có khả năng mở rộng mà không cần thay đổi lớn.
Ví dụ 1: Một công ty bán lẻ đang triển khai hệ thống quản lý đơn hàng mới. BA nhận thấy rằng, mặc dù công ty hiện chưa áp dụng thương mại điện tử, nhưng việc tích hợp sẵn API để kết nối với các nền tảng bán hàng trực tuyến trong tương lai có thể giúp doanh nghiệp mở rộng nhanh hơn mà không cần thay đổi hệ thống cốt lõi.
Ví dụ 2: Một bệnh viện đang triển khai hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử. BA nhận thấy rằng, nếu tích hợp AI phân tích dữ liệu bệnh nhân trong tương lai, bệnh viện có thể dự đoán các xu hướng sức khỏe và cá nhân hóa phương án điều trị hiệu quả hơn.
Kết Luận
Việc xác định cơ hội cải tiến không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh trong tương lai. BA cần có tư duy chiến lược và khả năng phân tích sâu để không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện tại mà còn giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho sự phát triển trong tương lai. Mỗi phương án thiết kế không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn cần được xem xét về tiềm năng mang lại giá trị lâu dài cho tổ chức.