Trong quá trình phân tích nghiệp vụ của BA, việc lựa chọn phương án thiết kế phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo giải pháp không chỉ đáp ứng yêu cầu mà còn tối ưu hóa giá trị mang lại cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các phương án thiết kế phổ biến, cách xác định chúng, và các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp.
1. Mục Đích
Mục đích của xác định các phương án thiết kế là: Xác định cách tiếp cận giải pháp, Nhận diện cơ hội cải tiến doanh nghiệp, Phân bổ yêu cầu vào các thành phần giải pháp, Đại diện cho các phương án thiết kế giúp đạt được trạng thái tương lai mong muốn.
2. Xác định các phương án thiết kế gồm những gì?
Khi thiết kế giải pháp, có thể có nhiều phương án thiết kế được xác định. Mỗi phương án đại diện cho một cách khác nhau để đáp ứng một tập hợp yêu cầu. Các phương án thiết kế có tính chiến thuật, tập trung vào chi tiết triển khai hơn là định hướng chiến lược cấp cao.
Khi phát triển giải pháp, có thể cần thực hiện các đánh đổi chiến thuật giữa các phương án thiết kế. Nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) phải đánh giá tác động của những đánh đổi này đối với giá trị mang lại cho các bên liên quan. Khi dự án tiến triển, các yêu cầu và phương án thiết kế cũng thay đổi, đòi hỏi phải liên tục đánh giá và điều chỉnh.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp đang phát triển một ứng dụng đặt lịch hẹn y tế trực tuyến. Ban đầu, họ dự định xây dựng toàn bộ hệ thống từ đầu, nhưng sau khi phân tích chi phí và thời gian triển khai, họ quyết định sử dụng dịch vụ đặt lịch có sẵn và chỉ phát triển giao diện tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bệnh nhân và bác sĩ.
3. Xác Định Cách Tiếp Cận Giải Pháp
Cách tiếp cận giải pháp mô tả việc liệu các thành phần của giải pháp sẽ được tạo mới, mua sẵn, hay kết hợp cả hai. Nhà phân tích nghiệp vụ sẽ đánh giá ưu và nhược điểm của từng phương án.
3.1 Các Cách Tiếp Cận Giải Pháp
a) Tạo Mới (Xây Dựng)
-
Các thành phần giải pháp được phát triển từ đầu hoặc lắp ráp bởi các chuyên gia để đáp ứng yêu cầu.
-
Cho phép tùy chỉnh tối đa, linh hoạt mở rộng tính năng.
-
Có thể bao gồm sửa đổi một giải pháp hiện có.
-
Cần nhiều thời gian và tài nguyên hơn.
Ví dụ: Một công ty cần một hệ thống CRM phù hợp với quy trình bán hàng đặc thù. Đội ngũ CNTT quyết định phát triển một ứng dụng CRM tùy chỉnh thay vì mua phần mềm có sẵn để đảm bảo tích hợp hoàn toàn với quy trình làm việc hiện tại.
b) Mua Sẵn (Mua Giải Pháp Có Sẵn)
-
Các thành phần giải pháp được chọn từ các sản phẩm/dịch vụ có sẵn.
-
Triển khai nhanh hơn nhưng có thể cần tùy chỉnh.
-
Phụ thuộc vào nhà cung cấp để cập nhật và hỗ trợ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ cần một hệ thống quản lý kho hàng. Thay vì phát triển từ đầu, họ quyết định mua một phần mềm có sẵn như SAP hoặc Oracle để đáp ứng nhu cầu quản lý kho nhanh chóng.
c) Kết Hợp Cả Hai (Giải Pháp Lai)
-
Một số thành phần được phát triển nội bộ, một số được mua sẵn.
-
Cân bằng giữa tùy chỉnh và hiệu quả triển khai.
-
Cần có kế hoạch tích hợp chi tiết.
Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn triển khai Chatbot hỗ trợ khách hàng. Thay vì xây dựng toàn bộ hệ thống chatbot từ đầu, họ quyết định mua một nền tảng chatbot có sẵn như Dialogflow hoặc Microsoft Bot Framework để xử lý NLP (Xử lý ngôn ngữ tự nhiên). Đồng thời, họ phát triển riêng một mô-đun tích hợp chatbot này với hệ thống CRM nội bộ, giúp chatbot có thể truy xuất thông tin khách hàng và đưa ra phản hồi phù hợp hơn.
4. Các Yếu Tố Cần Cân Nhắc Khi Lựa Chọn Giải Pháp
Khi xác định phương án thiết kế, nhà phân tích nghiệp vụ cũng phải xem xét:
-
Tích hợp: Các thành phần sẽ hoạt động cùng nhau như thế nào?
-
Chi phí: So sánh chi phí phát triển và chi phí mua phần mềm.
-
Thời gian triển khai: Cân nhắc tốc độ đưa vào sử dụng.
-
Khả năng mở rộng & bảo trì: Đảm bảo giải pháp có thể phát triển theo thời gian.
-
Tuân thủ & Bảo mật: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và bảo mật dữ liệu.
Ví dụ: Một bệnh viện cần nâng cấp hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử. Họ cân nhắc giữa việc xây dựng hệ thống riêng (mất nhiều thời gian nhưng tùy chỉnh cao) hoặc mua một hệ thống sẵn có (nhanh nhưng cần tích hợp với hệ thống cũ). Cuối cùng, họ chọn mua phần mềm và tùy chỉnh thêm mô-đun báo cáo để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
5. Kết Luận
Việc xác định các phương án thiết kế là một bước quan trọng trong phân tích nghiệp vụ, đảm bảo rằng các thành phần giải pháp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp trong khi cân nhắc chi phí, tính khả thi và tích hợp. Nhà phân tích kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá và đưa ra khuyến nghị nhằm tối ưu hóa giá trị mang lại cho các bên liên quan.